Die E-Rechnung wird für viele Betriebe im Hamburger Gastgewerbe Schritt für Schritt zum festen Bestandteil der betrieblichen Abläufe. Betroffen sind insbesondere Hotels, Restaurants, Cafés, Bars und weitere gastgewerbliche Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen oder selbst Rechnungen von Geschäftspartnern erhalten.
Seit dem 1. Januar 2025 wird die obligatorische elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern eingeführt. Bereits jetzt müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür braucht es nicht zwingend ein eigenes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen. Möglich ist die Übermittlung zum Beispiel per E-Mail, über ein Internetportal oder über elektronische Schnittstellen.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027. Mit Blick auf diese Frist sollten Betriebe ihre bestehenden Abläufe rechtzeitig prüfen: Können Kassen-, Buchhaltungs- und Rechnungssysteme E-Rechnungen verarbeiten? Sind Zuständigkeiten intern geklärt? Ist geregelt, wie E-Rechnungen empfangen, geprüft, weiterverarbeitet und aufbewahrt werden?
Wichtig ist die Unterscheidung: Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglicht. Auch hybride Formate sind möglich, sofern die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sind.
Für das Gastgewerbe kann das Thema besonders bei geschäftlichen Bewirtungen relevant werden. Wird eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht und liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro, kann die E-Rechnungspflicht praktisch eine Rolle spielen. Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
Gerade in Gastronomie und Hotellerie treffen die neuen Vorgaben auf Abläufe, die häufig unmittelbar am Gast stattfinden. Umso wichtiger ist es, sich frühzeitig mit den Anforderungen zu befassen und die eigenen Prozesse praxistauglich aufzustellen.
DEHOGA-Mitglieder finden weitere Informationen zur E-Rechnung kostenfrei hier und im Mitgliederportal.
